Statut et missions du greffier

A la croisée des mondes judiciaire et économique, les greffiers des tribunaux de commerce exercent une mission de service public efficace et moderne. Ils interviennent à chaque moment important de la vie des entreprises, de leur naissance à leur disparition, de la résolution de leurs litiges au traitement de leurs difficultés.

Véritables officiers « d’état-civil des entreprises », ils contribuent à la sécurité juridique et à la transparence de la vie économique.

Nommés par arrêté du Garde des Sceaux, les greffiers des tribunaux de commerce sont délégataires de la puissance publique de l’Etat.  Ils exercent leurs missions sous le contrôle du Ministère public.

Un modèle original et efficace au service des entreprises et de la justice économique

Les greffiers des tribunaux de commerce sont des officiers publics et ministériels (article L.741-1 du Code de commerce) nommés par le Garde des Sceaux et sont, à ce titre en charge de l’exécution de missions de service public.

En leur qualité d’officiers publics, ils sont délégataires de la puissance publique de l’Etat et assurent dans ce cadre l’authenticité des actes ressortant de leur compétence et émanant des juridictions dont ils sont membres.

En leur qualité d’officiers ministériels, les greffiers prêtent leur ministère aux particuliers pour l’exécution de certains actes et aux juges pour la préparation et l’exécution de leurs décisions.

Ils exercent leur activité dans le cadre d’une profession libérale, à l’inverse des greffiers des tribunaux civils et de Cours d’appel qui ont, eux, le statut de fonctionnaires du Ministère de la justice.

La profession de greffier des tribunaux de commerce est réglementée par des dispositions d’origine législative et réglementaires qui gouvernent aussi bien les conditions d’accès et d’exercice de la profession, que la nature,  l’étendue de leurs missions ainsi que la tarification de leurs émoluments.

L’activité des greffiers des tribunaux de commerce comporte deux volets : un volet judiciaire, exercé au profit du Tribunal et des justiciables et un volet de sécurisation juridique dans le cadre de la tenue et de la publicité des registres légaux dont ils ont la charge.

Les greffiers sont à part entière membres des juridictions, au sein desquelles ils exercent leurs missions (article L.721-1 du Code de commerce), au même titre que les juges consulaires.

  • L’accueil des justiciables

Le greffe assure l’accueil du public au sein de la juridiction commerciale et permet l’accès au service public de la justice (article R.741-2 Code de commerce).

Ainsi, les greffiers dans le cadre de leur mission de service public sont les premiers interlocuteurs des justiciables et des dirigeants en difficulté.

  • Le contentieux général

Evénement fort de la procédure orale, l'audience à laquelle participe le greffier pour y "tenir la plume" sous la dictée du Président et noter au plumitif les composants essentiels du dossier, est précédée d'une période préparatoire, suivie d’une période de décision et d'une période exécutoire.

La période préparatoire consiste dans l'enrôlement par le greffier des demandes présentées au tribunal sous forme d'assignation ou de tout autre acte introductif d'instance.

Dans la phase décisionnelle, le greffier intervient pour assurer les recherches de jurisprudence et de doctrine, la mise en forme des décisions, en effectuer la diffusion, la conservation et l'authentification pour la délivrance de titres exécutoires.

  • Les référés et les requêtes

Sous réserve de la possibilité qui lui est offerte de déléguer ses pouvoirs à un autre magistrat de sa juridiction, c'est le Président du tribunal qui statue en matière de référés ou en matière gracieuse.

Le rôle du greffier est alors identique à celui qu'il exerce dans le contentieux général, depuis l'introduction de l’instance jusqu'à la mise en forme de la décision et sa conservation.

  • La prévention des difficultés des entreprises

Le greffier détecte, à partir de logiciels experts, les informations issues des registres légaux, permettant de relever les éléments faisant apparaître que l’entreprise connaît ou risque de connaître des difficultés.

Il les transmet au Président du tribunal afin qu’il puisse rencontrer le dirigeant de l’entreprise. Cet entretien confidentiel a pour but de faire un point sur la situation financière de l’entreprise et de proposer au chef d’entreprise des mesures propres à redresser la situation de l’entreprise afin de sauver les actifs et de pouvoir trouver les difficultés suffisamment en amont pour éviter l’état de cessation de paiements. 

Depuis la loi n°2012-387 du 22 mars 2012, lorsqu'il constate l'inexécution par les sociétés par action ou en nom collectif, du dépôt des comptes annuels, le greffier informe le président du tribunal de commerce pour qu'il puisse adresser une injonction de faire à bref délai sous astreinte.

Pour ce faire, les greffiers remettent au président du tribunal une liste des sociétés n’ayant pas déposé leurs comptes sociaux. Cette obligation participe à la transparence de la vie économique et à la prévention des difficultés de celles-ci.

  • Les procédures collectives

Dans ce domaine, le greffier assure non seulement l'assistance du tribunal dans l'exercice de son pouvoir de juridiction mais il organise le déroulement de la procédure depuis son ouverture jusqu'à sa clôture par la convocation des parties en chambre du conseil ou devant le juge commissaire, par les publicités auxquelles il est tenu de procéder lors des étapes principales du redressement ou de la liquidation judiciaires et par les notifications qu'il doit effectuer aux parties ou aux tiers.

La 1ère phase de la constitution du dossier par le greffier est la réception de la demande ou de l’assignation. Celui-ci regroupe ensuite tous les actes de la procédure dont la publicité est assurée pour la garantie des droits des créanciers et des salariés.

Ces missions consistent en la tenue de différents registres légaux dont chaque greffe a la charge au sein du tribunal dont il est membre.

Les registres de publicité légale en question peuvent être classés en deux catégories : le Registre du Commerce et des Sociétés (et autres registres assimilés) et les registres de sûretés et privilèges mobiliers.

  • Les registres d’immatriculation des entreprises

Le Registre du Commerce et des Sociétés et les autres registres assimilés visent ceux dont les déclarations et actes qui y sont portés et destinés à être accessibles au public sans limitation (sauf pour les pièces justificatives qui, elles, ne sont pas publiées).

Pour ces registres de publicité légale, le législateur a confié aux greffiers une mission de tenue du registre au niveau local (article L.123-6 du Code de Commerce), de contrôle approfondi de la régularité des actes et inscriptions qui doivent y être portées (article L.210-7, R.123-94 et R.123-95 du Code de commerce) et de diffusion de l'information (article L.123-1, R.123.150 et suivants du Code de commerce).

Ces missions sont la transposition en droit français de la Première directive 68/151 du Conseil du 9 mars 1968 aujourd’hui codifiée dans la directive 2009/101/CE du Parlement Européen et du Conseil du 16 septembre 2009 sur les garanties exigées des sociétés pour protéger les intérêts des associés et des tiers.

  • Le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

Le Registre du Commerce et des Sociétés est le principal instrument de publicité légale dans le monde des entreprises. C'est le registre officiel auquel sont portés de manière obligatoire les faits et actes juridiques relatifs notamment aux commerçants, aux sociétés commerciales et civiles, aux groupements d'intérêt économique et aux établissements publics à caractère industriel et commercial (article L.123-1 du Code de commerce).

C'est au RCS qu’est enregistré l’ensemble des déclarations et actes de la vie sociale d’une entreprise, de son immatriculation jusqu’à sa radiation en passant par les modifications apportées à sa situation juridique.

La collecte, la conservation et la diffusion de ces informations légales permettent à tout tiers de traiter en connaissance de cause avec leurs interlocuteurs. Le RCS joue donc un rôle essentiel dans la préservation de la confiance dans le monde des entreprises ainsi que la Commission européenne l’a encore rappelé dans son « livre vert » sur l’interconnexion des registres du commerce du 4 novembre 2009.

La tenue du RCS est assurée par le greffier de chaque tribunal de commerce qui en est le dépositaire au niveau local (article L.123-6 du Code de commerce). En pratique, le greffier procède à la collecte de l’ensemble des déclarations, actes et pièces justificatives nécessaires aux formalités qui sont effectuées soit directement par la personne intéressée, soit par un mandataire de celle-ci. L'immatriculation réalisée par le greffier confère aux sociétés civiles ou commerciales la personnalité morale (article 1842 du Code civil et article L.210-6 du Code de commerce).

Le greffier mentionne également d’office sur le RCS certains évènements affectant la vie sociale d’une entreprise tels que : toutes les décisions de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire, interdiction affectant des commerçants ou dirigeants de sociétés, cessations d’activité ou radiations d’office.

Avant qu’il ne procède à l’immatriculation d’une société ou à une modification sur le registre, les actes et déclarations reçues par le greffier font l’objet d’une vérification approfondie par ses soins en vue de s'assurer de la régularité des actes et inscriptions qui doivent être portés au registre (article L.210-7 du Code de commerce).

C’est en effet le greffier qui assume la responsabilité du caractère régulier des demandes qui lui sont soumises (article R.123-94 du Code de commerce) et qui vérifie tant la régularité en droit des énonciations faites par les déclarants que la conformité des pièces produites par eux (article R.123-95 du Code de commerce).

De ce contrôle dépend l’immatriculation au RCS et, par voie de conséquence, la jouissance de la personne morale (article L.210-6 du Code de commerce).

Sans les vérifications effectuées par le greffier il ne peut pas être procédé à une immatriculation et donc à la création d’une personne morale.

Dit d’une autre façon, il peut être considéré que les greffiers des tribunaux de commerce jouent le même rôle pour les personnes morales que les officiers d’état civil pour les personnes physiques. Leur rôle est même encore plus crucial dans la vie des entreprises, puisque les personnes morales n’existent qu’en vertu de leur immatriculation au RCS, alors que les personnes physiques existent du fait même de leur naissance.

Ce parallèle avec les officiers d’état civil pour les personnes physiques ne se limite d’ailleurs pas aux seules vérifications effectuées lors de l’immatriculation d’une entreprise, mais se poursuit jusqu’à la délivrance de l’extrait Kbis.

En effet, l’extrait Kbis est le seul titre juridique qui prouve l’existence d’une personne morale et peut donc en cela être comparé à l’octroi d’un extrait d’acte de naissance d’une personne physique ou d’une carte d’identité. C’est pour cette raison que, tout comme les officiers d’état civil sont seuls à pouvoir délivrer ces actes pour les personnes physiques, les greffiers des tribunaux de commerce et des tribunaux de grande instance à compétence commerciale sont seuls habilités à délivrer l’extrait Kbis.

A ce sujet, il convient de préciser que l’extrait Kbis est l’appellation officielle d’un extrait d’immatriculation au RCS d’une personne morale.

  • Le Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC)

L'agent commercial est un mandataire qui, à titre de profession indépendante, sans être lié par un contrat de louage de services, est chargé de façon permanente, de négocier et, éventuellement, de conclure des contrats de vente, d'achat, de location ou de prestation de services, au nom et pour le compte de producteurs, d'industriels, de commerçants ou d'autres agents commerciaux, comme précisé par l ’article L.134-1 du Code de Commerce.

Les agents commerciaux se font immatriculer, avant de commencer l'exercice de leurs activités, sur un registre spécial tenu au greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel ils sont domiciliés (art. R.134-6 du Code de commerce).

Les déclarations relatives à l'immatriculation des agents commerciaux, à la modification de leur situation et à la cessation de leur activité peuvent être effectuées par voie électronique.

Le greffe du tribunal de commerce est le centre de formalités des entreprises pour les agents commerciaux.

Depuis le 1er janvier 2011, le registre comporte la déclaration d'affectation du patrimoine déposée par un agent commercial ayant opté pour le statut de l'Entrepreneur Individuel à Responsabilité Limitée (EIRL).

  • Le Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée (RSEIRL)

La loi n°2010-658 du 15 juin 2010 qui a créé le statut de l’entrepreneur individuel à responsabilité limitée permet à tout entrepreneur individuel d’affecter à son activité professionnelle un patrimoine séparé de son patrimoine personnel, sans création d’une personne morale. A cet effet il est ajouté au chapitre VI du titre II du livre V du Code de commerce une section 2 intitulée « De l’entrepreneur individuel à responsabilité limitée ».

Le statut créé par la loi s’applique à tout entrepreneur individuel quelle que soit son activité, commerçant, artisan, profession libérale, agriculteur…).

Le patrimoine affecté est composé de l'ensemble des biens, droits, obligations ou sûretés dont l'entrepreneur individuel est titulaire, nécessaires à l'exercice de son activité professionnelle ou utilisés pour cet exercice (art. L.526-6 du Code de commerce).

Les biens, droits, obligations et sûretés nécessaires à l'exercice de l'activité professionnelle s'entendent de ceux qui, par nature, ne peuvent être utilisés que dans le cadre de cette activité (art. R.526-3-1 du Code de commerce).

L’article L. 526-7 du Code de commerce prévoit que la constitution d'un patrimoine affecté résulte du dépôt d'une déclaration effectuée :

  • soit au registre de publicité légale auquel l'entrepreneur individuel est tenu de s'immatriculer,
  • soit au registre de publicité légale choisi par l'entrepreneur individuel en cas de double immatriculation (RCS et RM) et dans ce cas, mention en est portée à l'autre registre,
  • soit à un registre tenu au greffe du tribunal de commerce pour les personnes  qui ne sont pas tenues de s'immatriculer à un registre de publicité légale,
  • soit à un registre tenu par la chambre d'agriculture pour les exploitants agricoles.

Depuis le 1er  janvier 2013, un même entrepreneur peut constituer plusieurs patrimoines affectés.

En application des dispositions ci-dessus, la déclaration de l'entrepreneur à responsabilité limitée sera effectuée au greffe dans les registres suivants :

  • au registre du commerce et des sociétés pour les EIRL commerçants immatriculés,
  • au registre spécial des agents commerciaux pour les EIRL agents commerciaux,
  • au registre spécial des EIRL pour les professionnels qui ne sont ni commerçant immatriculé au RCS, ni agent commercial, ni artisan inscrit au RM, ni agriculteur, et les professionnels libéraux.

Le greffier exerce son contrôle juridique sur le contenu de la « Déclaration d’Affectation du Patrimoine ».

Sur ce registre figure également le dépôt des documents comptables transmis par la Chambre de métiers et de l’artisanat et la Chambre d'agriculture pour des personnes ayant effectué la déclaration d’affectation auprès de ces seuls organismes.

L'article R.526-23 place les formalités relatives à l'EIRL sous le contrôle du juge commis à la surveillance du RCS.

  • Les Registres des privilèges et des nantissements

Le Registre des gages sans dépossession (lien vers la page gage sans dépossession)

Les articles 2333 à 2350 du Code civil fixent le régime de droit commun du gage. Les différents types de gages qui peuvent être pris au greffe du tribunal de commerce sont le gage sans dépossession et le gage des stocks.

La particularité du gage sans dépossession  de droit commun tient à la double publicité : au greffe du lieu de l'inscription et au fichier national électronique des gages sans dépossession tenu par le Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce sur son site internet : www.cngtc.fr.

Le site du Conseil national des greffiers permet d’avoir connaissance de l’existence d’une inscription prise contre une personne identifiée et d’indiquer si nécessaire, le greffe compétent ayant reçu l’inscription.

Les privilèges et nantissements

En matière de tenue des registres de privilèges et suretés mobiliers, le rôle des greffiers des tribunaux de commerce peut être comparé à celui joué par les conservateurs des hypothèques en matière de privilège immobilier.

Ainsi, l’efficacité des sûretés passe par la publicité des inscriptions, c’est elle qui permet aux partenaires économiques et financiers de conclure des accords et des conventions financières en apportant la sécurité de paiement attendue par le créancier de l'obligation.

Un état des privilèges peut être demandé directement au greffe ou en ligne sur le site d’Infogreffe. Cette centralisation au niveau national permet l’accès à l’exhaustivité des informations juridiques et économiques sur l’entreprise, il s’agit d’un réel apport à la sécurité des transactions et la bonne exécution des travaux.

  • Une mission d’information des entreprises

En 1985, ont été institués les Centres de Formalités des Entreprises  (CFE), qui ont pour vocation d’apporter aux entreprises des informations sur les formalités qu’elles envisagent d’accomplir. Le CFE a également pour mission de transmettre les données sur les agents économiques, aux différentes administrations ou caisses, soit par voie télématique, soit par voie de courrier papier, afin de palier la difficulté déclarative.

La Directive Européenne 2006/123/CE en date du 12 décembre 2006, dite « Directive Services », relative aux services dans le marché intérieur, a pour vocation de faciliter l’établissement des prestataires de services, ainsi que la libre circulation des services dans le Marché intérieur. En particulier, la directive prévoit la mise en place de « Guichets unique » auprès desquels les prestataires de service pourront accomplir toutes les formalités nécessaires à l’exercice de leur profession par « voie électronique ».

Le greffe est un CFE pour les sociétés civiles, les GIE et les agents commerciaux. En tant que tel, le greffe s’assure de la transmission des données sur les entreprises figurant sur les divers formulaires aux différentes administrations ou caisses concernées. La profession a mis en place des outils techniques permettant d’adresser ces informations par voie dématérialisée aux entités équipées.

  • Le greffe, CFE pour le compte de l’administration fiscale pour les loueurs en meublé, les indivisions…

La mission de CFE du greffe a été étendue par une convention du 23 septembre 2011 entre le Conseil  national des greffiers et la Direction générale des finances publiques portant sur le transfert de compétence de CFE entre la DGFIP et les greffes des tribunaux de commerce. Cette convention a été entérinée par un arrêté de la garde des sceaux  du 3 août 2012.

Ainsi, depuis le 1er  janvier 2013, les compétences de CFE des services des impôts pour certaines activités sont définitivement transférées aux greffes (art. R.123-3  7° du Code de commerce) et de façon gratuite.

Sont notamment concernés par ce transfert les loueurs en meublés individuels non-inscrits au RCS, les loueurs individuels de biens meubles non-inscrits au RCS, les quirataires de navires,  les indivisions de personnes physiques ou morales, les sociétés en participation, les sociétés de fait, les associations, fiducies et copropriétés de navires.

Le GIE Infogreffe a développé un portail dédié à cette nouvelle compétence, permettant à chaque  greffier de saisir et de transmettre les formalités, reçues par courrier ou déposées en mains propres au guichet du greffe sous quelque forme que ce soit.

Un portail permettant aux déclarants d’effectuer leurs modalités directement en ligne est en cours de développement.

L’activité des greffiers des tribunaux de commerce est donc essentiellement tournée vers le service aux entreprises et aux justiciables.

Les greffiers des Tribunaux de commerce contribuent depuis toujours à la modernisation de la justice commerciale en utilisant les moyens techniques les plus performants : tenue dématérialisée du Registre du Commerce et des Sociétés, commande de tout acte en ligne, création du fichier national des gages sans dépossession, immatriculation des entreprises en ligne, procédures dématérialisées,…

De la même manière, ils ont apporté, par leurs investissements, une logistique performante aux tribunaux de commerce.

Ces moyens se font particulièrement importants dans le traitement préventif des difficultés des entreprises auquel les greffiers apportent tout leur concours.

Les greffiers des tribunaux de commerce ont toujours su anticiper, s’adapter et accompagner, les juges de commerce, les entrepreneurs et les dirigeants d’entreprises de toute taille et de tout secteur.